Rubens | 26 de agosto de 2013

Se há uma confusão que influa diretamente na qualidade de uma auditoria é justamente aquela na qual o auditor, ao redigir o relatório de auditoria, confunde evidências objetivas com não-conformidades.

Apesar de serem coisas bem distintas, por incrível que pareça este equívoco é bem frequente e acomete até alguns profissionais com alguns anos de profissão.

Vamos primeiramente passar por uma definição rápida de cada um dos termos e em seguida comentamos sobre o que podem provocar distorções nestes conceitos, no que se refere à qualidade das auditorias.

Enquanto EVIDÊNCIA OBJETIVA é uma informação cuja veracidade pode ser comprovada, com base em fatos, medições, ensaios e documentos; NÃO-CONFORMIDADE é o não atendimento ao requisito especificado.

Perceba que se um auditor, por algum motivo, lançar uma evidência objetiva como se fora uma não-conformidade, induz o auditado a corrigir o sintoma e não a causa-raiz.

Por exemplo:

Se o relatório de auditoria descrever: A sala de processo X encontra-se com o piso danificado, com suas paredes sujas e com uma de suas lâmpadas queimada. A elaboração do plano de ação em resposta a este achado será muito provavelmente algo como:

• A Sala de Processo X terá seu piso reparado.
  Responsável: Sr. Fulano
  Prazo: até Agosto/20YY

• A Sala de Processo X terá suas paredes pintadas.
  Responsável: Sr. Beltrano
  Prazo: até Setembro/20YY

• A Sala de Processo X teve sua lâmpada substituída.
  Responsável: Sr. João
  Prazo: já resolvido

Agora quando o auditor experiente redige a não-conformidade voltada à causa-raiz, apontando a falha sistêmica e na sequência se vale das evidências objetivas para lastrear a falha apontada, direciona o auditado a elaborar um plano de ação para debelar a origem do problema e assim promover a tão buscada melhoria contínua.

Por exemplo:

Se o relatório de auditoria descrever: O Plano de Manutenção corretiva / preventiva não está consolidado. Como evidências objetivas temos: A sala de processo X encontra-se com o piso danificado, com suas paredes sujas e com uma de suas lâmpadas queimada.

A elaboração do plano de ação em resposta a este achado será muito provavelmente algo como:

• O Plano de Manutenção Corretiva / Preventiva passará por uma revisão à luz das evidências encontradas na sala X e demais salas de processo de toda nossa organização.
  Responsável: Sr. ZZZZZ (Gerente de Manutenção)
  Prazo: até Agosto/20YY

• Novo treinamento em cima dos conceitos revisados acima serão disseminados por todos os envolvidos.
  Responsável: Sr. Beltrano
  Prazo: até Setembro/20YY

• Após o treinamento verificações periódicas serão feitas para avaliar a efetividade da revisão implementada e treinada.
  Responsável: Sr. Fulano
  Prazo: Dezembro/20YY

Portanto cuidado !!! Pois, a qualidade da auditoria depende do completo entendimento e discernimento entre “evidência objetiva” e “não-conformidade”.