Renato | 16 de novembro de 2011

Premissas e restrições são dois tipos de entidades no gerenciamento de projetos que causam certa confusão. Não raro, encontramos iniciantes (e porque não até mesmo alguns gerentes de projeto) que confundem os dois termos.

Meu objetivo, neste post, é de explicar a diferença entre as duas definições, com alguns exemplos e também falar da “zona cinzenta” que existe entre elas, o que contribui muito para a grande confusão entre estes dois conceitos.

premissas

A definição de premissa (em inglês, “assumption”), de acordo com última versão do PMBOK (PMI 2008) é:

“Premissas são fatores que, para fins de planejamento, são considerados verdadeiros, reais ou certos, sem prova ou demonstração.”

Segundo Mulcahy (2009):

“As premissas são afirmativas que são pressupostas como verdadeiras, mas que poderão estar erradas.”

Quando estamos planejando um projeto, esbarramos em determinadas necessidades ou fatores que são incertos e precisamos tomar uma decisão: se assumimos esta incerteza como uma verdade e continuamos o planejamento em cima desta base incerta ou se vamos eliminar a incerteza para continuar o planejamento.

Se adotarmos a primeira opção (assumir o fato incerto como verdade e continuar o planejamento), estamos fazendo uma premissa de planejamento e, por consequência, nosso projeto estará alicerçado em uma base incerta. E é este o gancho que liga uma premissa a um risco no projeto.

Para toda premissa que assumimos, um risco, invariavelmente, deverá ser criado e gerenciado, conforme o plano de gerenciamento de riscos do projeto.

Alguns exemplos de premissas são:

• É assumido que a construção irá enfrentar dois meses de chuvas no ano que vem;
• É assumido que a documentação de liberação das obras estará disponível até o final de fevereiro;
• É assumido que o dólar irá variar entre R$1,65 e R$1,75;
• É assumido que vamos conseguir iniciar os trabalhos técnicos com a equipe de técnicos contratados até dezembro;

restrições

Conforme PMBOK (PMI 2008), restrição (em inglês “constraint”) é definida como:

“O estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou inatividade. Uma restrição ou limitação aplicável, interna ou externa, a um projeto, a qual afetará o desempenho do projeto ou de um processo.”

Já para Mucalhy (2009) define restrição como:

“fatores que limitam as opções da equipe”.

Se as premissas são fatores incertos, restrições, por outro lado, são fatores determinantes que um projeto deve respeitar e, portanto, não existe incerteza relacionada – uma vez que o projeto DEVE respeitá-las.

Sendo assim, as restrições vão limitar, restringir, “encaixar” o desenvolvimento do projeto. De certa maneira, as restrições definirão alguns dos paradigmas que o projeto deverá respeitar, tanto para entregar o produto do projeto como para executar o escopo das atividades do projeto.

Como exemplo, algumas fontes de restrições são as normas e legislações para utilização do produto e desenvolvimento do projeto, limitações operacionais para desenvolvimento do projeto, cláusulas contratuais e requisitos obrigatórios.

Alguns exemplos de restrições são:

• Deverão ser respeitadas as legislações de uso e ocupação do solo;
• A obra deverá ser executada somente das 8:00h as 18:00h, de segunda a sexta-feira;
• A obra não poderá ser executada durante sábados, domingos e feriados;
• A equipe de projeto será limitada ao máximo de 8 projetistas;
• O software deve ser desenvolvido de acordo com o paradigma de orientação a objetos;

zona cinzenta

Conforme já vimos, premissas estão no campo da incerteza e restrições estão ligadas às obrigações do projeto (e, por consequência, no campo das certezas).

É aqui que começa a confusão.

A consideração de determinados fatores como certos ou incertos está intimamente ligada à predisposição dos envolvidos no projeto em correr riscos.

Se os envolvidos no projeto têm baixa predisposição para assumir riscos, vários dos fatores serão limitados e haverá uma busca pela eliminação das incertezas do projeto, através da criação de restrições.

Porém, se os envolvidos no projeto são mais arrojados e têm uma predisposição mais alta para assumir riscos, é possível que os fatores incertos sejam assumidos como tal e sejam encaminhados para o gerenciamento de riscos.

É natural que ambos tratem as restrições fortes como restrições e os fatores realmente incertos como premissas. Por exemplo, ambos os cenários respeitarão as legislações como restrições e os fatores climáticos (chuvas, por exemplo) como premissas. Porém, existe uma zona na qual os fatores podem “flutuar” de um lado para outro, novamente, de acordo com a predisposição para assumir riscos.

Um exemplo é a premissa exemplificada anteriormente: “É assumido que o dólar irá variar entre R$1,65 e R$1,75”.

Se a organização não puder assumir o risco do dólar variar fora deste limite, este fator deverá ser tratado como uma restrição e ações adicionais deverão ser tomadas. A premissa é retirada e é criada uma restrição do tipo: “A variação do dólar deverá ser restrita entre R$1,65 a R$1,75” e, invariavelmente, uma operação de “hedge” deverá ser realizada, garantindo a faixa de flutuação de dólar aceitável para o projeto.

construção das frases

Reparem que a gramática é fundamental para evitarmos problemas relacionados às premissas e restrições e não se trata de uma “questão de semântica”. É comum ouvir profissionais se eximindo de registrar os pontos da forma mais clara possível (seja qual for a razão), com a desculpa de que escrever correto é uma “questão de semântica”. Devemos prezar pela construção correta das frases – e isso é de forma geral, não somente para premissas e restrições. Escrever corretamente evita erros de interpretação por parte dos envolvidos, evitando, assim, muitas discussões e, até mesmo, disputas legais que poderiam ter sido evitadas.

Uma premissa deve ser escrita de maneira a ficar claro que os fatores ali considerados foram assumidos e são incertos. Por outro lado, restrições devem ser escritas de forma impositiva e específica, para que sejam respeitadas. Vejam os exemplos anteriores e, em especial, o exemplo do dólar, que mostra a transição da consideração de um determinado fator como premissa ou como restrição.

conclusão

Premissas e restrições são, sempre, tema de discussão e conversas infindáveis. Creio que a predisposição aos riscos de cada um seja combustível para esta eterna discussão.

De toda forma é necessário ficar claro a natureza incerta das premissas (e que são necessárias) para o planejamento dos projetos e suas relações com o gerenciamento dos riscos e também a certeza das restrições e todo o trabalho conseqüente que temos ao assumi-las.

bibliografia

PMI – Project Management Institute. Um Guia do Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos – Guia PMBOK. 4.ed. Newton Square: PMI, 2008.

MULCAHY, R. – Preparatório Para o Exame de PMP. 6.ed. EUA, 2009.