Rubens | 15 de dezembro de 2011

Continuamos aqui com a terceira parte do post “por que os projetos atrasam?” (os links de acesso para os posts anteriores são: parte 1 e parte 2).

Na seqüência, vamos debater mais três armadilhas que acabam resultando em atrasos nos cronogramas dos projetos.

armadilha 4

Não existência da cultura de Gestão do Tempo arraigada no segmento, e consequentemente, nas diversas áreas da organização que têm interfaces fortes com as atividades de desenvolvimento.

Efeito: Questionamentos recorrentes relativos aos motivos pelos quais os projetos estão atrasando e oscilação entre fases otimistas e pessimistas em relação ao andamento do projeto. Existe também a tendência da criação de argumentação para justificar atrasos ou insucessos.

Causa Raiz: Falta de incentivo e patrocínio pela Alta Administração em relação a pasta Gestão de Projetos, além da falta de comprometimento de todos os responsáveis por atividades do projeto no “dia-a-dia”, muitas vezes havendo envolvimento de todos os responsáveis somente às vésperas de reuniões de follow-up.

Ação Corretiva Proposta: Promover uma mudança cultural em toda organização, partindo da alta administração no sentido do estabelecimento de uma unidade de conceito em torno do gerenciamento de projetos.

Modificar a estrutura organizacional para criar um Escritório de Projetos formado por profissionais que tenham dedicação exclusiva ao gerenciamento dos projetos.

Como comenta muito apropriadamente Carvalho (2008), o crescimento das competências e a maturidade em gerenciamento de projetos acontece nas organizações onde o escritório de projetos expressa os elementos de integração dos esforços da produção, de marketing, de finanças, pessoal, etc.

O ambiente que caracteriza uma organização que se vale da administração estratégica é aquele no qual interação e integração são seus pontos fortes (CERTO, 2005).

armadilha 5

Falta de recursos humanos dedicados aos projetos nas diversas áreas, e por este motivo muitas vezes o projeto tem que aguardar a disponibilidade de um profissional de finanças ou de um profissional de qualidade, por exemplo, para a execução de alguma etapa crucial devolvendo ao projeto a condição de prosseguimento.

Efeito: Constantes solicitações de postergações dos prazos por parte de alguns responsáveis por atividades assumidas na ocasião do início do projeto. Notem que estas solicitações, não raro, chegam acompanhadas de justificativas de falta de tempo de dedicação às atividades do projeto por motivo de outras demandas em atividades concorrentes.

Causa Raiz: A estrutura matricial montada para os projetos é “sabotada” por conta de outras prioridades colocadas pela própria alta administração ou pela gerência da área responsável pela execução de tal atividade.

Ação Corretiva Proposta: Criar um clima organizacional que permita a prática da mentalidade realista no sentido de que na ocasião da alocação de recursos humanos seja considerada a verdadeira disponibilidade destes recursos.

As recomendações acima apoiam-se no fato de que a estimativa de recursos é um dos processos fundamentais do gerenciamento do tempo (PMI, 2008). Caso nesta etapa seja identificada uma impossibilidade de conciliar a utilização dos recursos existentes com a demanda do projeto, considerar a necessidade de contratação de recursos adicionais. Se a contratação de recursos adicionais não for possível é melhor postergar, ou até mesmo cancelar o projeto, ao invés de cair na tentação de negligenciar este fato no momento da autorização do prosseguimento e encontrar com esta restrição no momento da execução.

armadilha 6

Falta de recursos físicos dedicados aos projetos nas diversas áreas, e por este motivo muitas vezes o projeto tem que aguardar a disponibilidade de um equipamento ou de uma área de produção, por exemplo, para a execução de algum teste ou simulação de processo.

Efeito: O tempo de ciclo do projeto acaba sendo afetado negativamente por motivos que em nada se relacionam com a natureza ou complexidade do projeto.

Causa Raiz: O compartilhamento de recursos entre as atividades do projeto e as atividades de rotina da empresa, que num primeiro momento evita maiores investimentos e com isso acaba gerando uma economia aparente, acaba impondo restrições a evolução do projeto e consequentemente afasta a oportunidade de usufruir dos benefícios do lançamento de um novo produto.

Ação Corretiva Proposta: Criar estrutura interna dedicada ao desenvolvimento de novos produtos evitando ao máximo a necessidade de compartilhar laboratórios, profissionais, equipamentos de testes e de fabricação. Enfim, dar a mesma importância de continuidade das atividades relacionadas ao desenvolvimento de um novo produto, tal qual é feito às atividades relacionadas à cadeia de suprimentos, uma vez que a única diferença entre elas é que a primeira (atendimento a cadeia de suprimentos) representa o sucesso a médio e longo prazo, enquanto que a segunda (o desenvolvimento), o de curto. É fora de dúvida que, em termos estratégicos, cuidando-se da saúde e buscando a longevidade do negócio, ambas atividades devem progredir em harmonia, sem concorrer entre si.

No próximo post, as últimas três armadilhas. Um abraço e até breve.